Як організувати дистанційний відділ продажів

Рік тому компанії вірили, що дистанційна робота – малоефективна й підходить лише для ІТ-сфери. Віддалена робота чітко асоціювалася з програмістами, які подорожують по всьому світу й працюють на березі океану.

Та часи змінюються. Компанії почали масово переходити на віддалений формат і швидко розбиратися в тонкощах дистанційної роботи. Як забезпечити всіх менеджерів із продажів якісним зв'язком? Як контролювати роботу менеджерів?

Ми зібрали список порад, які допоможуть організувати віддалений відділ продажів без втрати ефективності, продажів і клієнтів.

Порада №1. Налаштуйте телефонію вдома

Ви не зможете контролювати, скільки викликів зробив менеджер, якщо він розмовляв по-своєму мобільному телефону. Ви не зможете прослухати ці розмови й ніколи не зрозумієте, чому всі клієнти називають вас грубіянами й кажуть вам "ні".  Вам потрібна повноцінна телефонія, яка фіксує та записує всі виклики. Є кілька варіантів організації її вдома.

Варіант 1 — IP-телефон

IP-телефон – найкращий варіант із найвищою якістю звуку. Його дуже просто підключити, особливо якщо він уже був у вас в офісі. Просто заберіть його додому та під'єднайте до дротового Інтернету. До речі, це єдиний мінус IP-телефона: він може працювати лише через дротовий Інтернет.

Варіант 2 — Софтфон (Програмний телефон)

Софтфон – програмний аналог IP-телефона. Щоб під'єднати його, потрібно завантажити спеціальну програму (наприклад, Zoiper, X-Lite, Eyebeam) і звернутися в технічну підтримку для подальшого налаштування.

Для роботи із софтфоном менеджеру знадобиться добра гарнітура, бажано із шумозаглушенням. А ще потрібно встановити додаткові налаштування на комп'ютері: звук вхідного виклику йде через динаміки, а звук розмови – через навушники.

Як бачите, робота з програмним телефоном складніша, ніж з IP-телефоном. Якщо у вас слабкий маршрутизатор чи комп'ютер, софтфон може працювати повільно.

Варіант 3 —  Pocket Line

Телефонію можна також підключити на мобільний телефон. Наприклад, за допомогою функції Binotel "Pocket Line". Потрібно придбати спеціальну SIM-карту та вставити її в будь-який телефон. Після цього стануть доступні всі функції бізнес-телефонії (аудіозапис розмов, багатоканальність, контроль за втраченими викликами).

Варіант 4 — Додаток WIRE

Це ще один зі способів підключення телефонії на мобільному телефоні. WIRE – це мобільний додаток, у якому доступні базові функції телефонії, як-от запис розмов чи статистика всіх викликів. Щоб підключити WIRE, потрібно завантажити додаток із Google Play і додати всіх працівників. Основний недолік: менеджер має користуватись окремим робочим телефоном, оскільки додаток фіксує всі виклики, навіть особисті.

Порада №2: З'єднайте телефонію з CRM

Інтеграція з CRM-системою допоможе вашим менеджерам у роботі з клієнтами. Наприклад, під час вхідного виклику на екран комп'ютера підтягується інформація про клієнта, що телефонує, з CRM-системи. А якщо клієнт новий, система автоматично створить нову картку в CRM. Усі дані про дзвінки зберігаються в одному місці, тож ви та ваші менеджери можете будь-коли знайти потрібну інформацію.

Порада №3: Обговоріть із менеджерами правила дистанційної роботи

Робочий час, спільні дзвінки, обідня перерва, онлайн-вечірки з колегами - обговоріть усі нюанси. У вас був чіткий графік роботи в офісі? Це означає, що цього правила потрібно дотримуватись і в дистанційному форматі. Навіть якщо дуже хочеться зателефонувати менеджеру о 21.00, оскільки він усе одно працює вдома, пам'ятайте, що він людина, якій потрібен відпочинок.

Наступний аспект – налаштування на роботу. Цього складно досягнути, лежачи в ліжку. Поясніть працівникам, що робота вдома – це теж робота. Для неї також потрібно вдягатися, до неї теж треба готуватися. У цьому допоможуть спільні дзвінки. Обов'язково з відео. Людині буде незручно сидіти незачесаною та невмитою, коли її керівник має охайний вигляд. :)

Складіть список обов’язкових дій, які має виконати кожний менеджер, перш ніж почати роботу. Наприклад, зайти в Skype і привітатися в робочому чаті, перевірити пошту тощо.

Порада №4: Постійний аналіз і контроль

Коли ваші менеджери працюють в офісі, контролювати їхню роботу значно простіше. Під час дистанційної роботи без статистики неможливо зрозуміти, хто працював, а хто переглядав серіали. Тому аналітика — це все для нас.

Для прикладу, в особистому кабінеті Binotel ви можете в будь-який момент переглянути такі дані щодо кожного менеджера:

• Кількість прийнятих і пропущених викликів;

• Кількість часу в розмові;

• Аудіозаписи розмов;

• Продуктивність працівників порівняно з минулим тижнем.

За допомогою цих даних ви зрозумієте, як працює ваш менеджер і чи викладається він так само, як в офісі. А щоденне планування завдань і звіти про виконану роботу не дадуть працівнику розслабитися, бо ви знатимете про всі робочі процеси.