Блог Binotel

Официальный блог компании Binotel

Взять и презентовать

Существуют люди, которые открывали Power Point один раз в жизни, но уверены, что умеют делать презентации. Что в этом сложного? Нашел пару фотографий, составил небольшой текст, добавил тени к шрифтам и все. Шедевр готов.


Есть и другой тип людей. Которые несколько часов ищут и подбирают шрифты, фотографии, думают, в каких пропорциях и как информацию лучше расположить. Выступать завтра, на часах 22.00, а готово только три слайда. Три красивых, но абсолютно не информативных слайда. 

Помощь нужна и тем, и тем. В презентации нужна идея, которая уютно уляжется в голове слушателей после окончания выступления. 


Помните, как было в “Друзьях”, когда Фиби учила Джоуи играть на гитаре? Нельзя трогать инструмент на первом этапе обучения. Так и с презентацией. Не трогаем Паверпоинт, пока не составим четкий план.

Цель - двигатель процесса

Определяем цель. Цель походов в спортзал - похудеть к лету. Курсов английского - найти высокооплачиваемую работу. Цель - это то, что получаем в итоге. 


Что ждем от слушателей после того, как они услышат доклад? 

- понимание того, что компания надежная и постоянно растет. Это подтолкнет их сделать заказ;

- понимание того, что компания развивает перспективное направление. Это простимулирует инвестировать в проект;

- понимание того, что у них есть проблема - плохое качество обработки звонков. Это подтолкнет подключить телефонию от Binotel. 


Цель определили. Она состоит из двух частей: тезис и результат. 

- тезис: компания надежная. Результат: сделали заказ;

- тезис: перспективный бизнес. Результат: инвестиции в проект;

- тезис: качественно обработанные звонки  -  увеличение продаж. Результат: подключение телефонии Бинотел.

Цель у нас одна. Тенью она следует по слайдам презентации, четко проглядывается, но при этом не слишком кричащая. Часто клиент даже не осознает, что  звонки обрабатываются неэффективно, поэтому так важен тезис: показываем человеку, что  можно сделать лучше. 


На тезис влияет тематика мероприятия. Если это доклад на конференции “Проблемы отделов продаж и пути решения”, то слушатели и так знают, что у них все плохо. Они пришли сюда с проблемой и ищут лекарство. Если тема “Инновационные решения для бизнеса”, то тут проблему нужно показать. Многие компании думают, что у них все окей. Задача тезиса - показать, что не всегда.

Доказываем тезис

Гитару еще не трогаем, Паверпоинт не открываем. Ищем доказательства, факты, секреты, интриги, расследования. 

Тезис один, доказательств - несколько. 


Строим пирамиду.

Тезис: отдел продаж работает неэффективно.

Потому что: 1) не на все звонки отвечают, 2) не все менеджеры работают продуктивно, 3) большие расходы на связь.

 

Доказательствам даем силу, без цифр тут никак: сравнение с конкурентами, статистика продаж, процентные соотношения, графики и доли рынка. Все, что сделает доказательство сильным. 

Пишем сценарий

Презентация красивая - хорошо. Информативная - очень хорошо. Но главное - подача. Галстук и выглаженная рубашка не заставят слушателей заинтересоваться, не превратят тезис в результат. А вот продуманный сценарий, правильно расставленные акценты - да. 


Тот, кто проводит презентацию - артист: привлекает внимание, заинтересовывает, вызывает эмоции, оставляет после себя впечатление. Чтобы хорошо выступить, артисту нужен сценарий. 


В школе учили, что у  произведения имеются обязательные части, без которых не обойтись: завязка, развитие действия, кульминация и развязка. В итоге презентация превращается в небольшое театральное представление. 

Завязываем

Занавес открывается, на экране первый слайд, зрители видят место действия. На этом этапе ловим контакт со слушателями: создаем фон, знакомим с главными персонажами, нагоняем драму. 


Во время завязки создаем конфликт, который добавляет серых и черных красок в картину, делает лица слушателей печальными. 

Не забываем о реалистичности. Для конфликта выбираем то, с чем слушатели уже сталкивались: 

  • 75% украинских компаний используют устаревшие системы ведения бизнеса. Инструменты, которые компании выбирают, европейские и американские фирмы использовали тыщу лет назад.

Добавляем напряжения, на глазах слушателей появляются слезы:

  • В 2017 году обанкротилось 1524 компании. Скажите, что главная причина - кризис, но дело не только в этом. Часть компаний просто не справляется с управлением. Их инструменты - это как деревянный плуг против самого современного комбайна. В Америке запускают дроны для доставки товаров, в нашей стране до сих пор используют факсы. Многие компании не анализируют и не контролируют работу отдела продаж. Итог - низкая эффективность. 
  • Аргумент против инноваций - дорого. Есть компании, которые не слышали о бесплатных CRM - системах и телефонии за 225 грн/мес. Мы живем во время технологического бума, и нежелание искать и получать информацию - глупость, которая ведет к банкротству. 

Аудитория горестно вздыхает, вспоминает о своих факсах и жаждет продолжения. Пришло время выводить на сцену главных героев. 

  • Дима, представитель украинского бизнеса, который еле-еле сводит концы с концами. 
  • Джон, представитель американского или европейского бизнеса, который улыбается и оклеивает деньгами стены загородного дома. 

Пусть Дима олицетворяет нееэффективный бизнес, который не желает внедрять инновации, а Джон - того, кто развиваться хочет. И развивается. Действующие лица нужны, чтобы сделать представление живым, добавить в него элементы реализма. Слушателям будет проще поверить, если они будут видеть реальных персонажей, которые на примере доказывают то, о чем говорится в презентации. 


Завязку завершили: фон создали, с главными героями познакомили, страху и драмы нагнали. 

Развиваем

Начинается главная часть - развитие действия. На этом этапе обнажаем тезис, раскрываем и показываем доказательства. 


Это выглядит так: 

Тезис >> Доказательства >> Детальное описание доказательств >> Вывод


В рассказе сначала мимолетно задеваем доказательства, а потом детально описываем и формируем вывод. В нашем случае это:

Отдел продаж работает неэффективно

Отдел продаж работает неэффективно, потому что:

 1) не на все звонки отвечают 2) не все менеджеры работают продуктивно 3) большие расходы на связь

  1. Теряются звонки в нерабочее время и во время занятости менеджеров. У 37% компаний одноканальные городские номера и у 63% одноканальные мобильные номера. 80% городских номеров и 61% мобильных не перезванивают на пропущенные звонки. 
  2. Менеджеры тратят больше 30% времени на то, что можно автоматизировать: на набор номера, поиск информации о клиенте, создание нового контакта.
  3. Расходы на мобильную связь растут, потому что с городских звонят на мобильный, сценарии входящих и исходящих звонков не настроены. Большие расходы на международную связь.

ВЫВОД: Чтобы повысить эффективность работы отдела, организуйте правильную стратегию распределения и обработки звонков.


Во время развития действия на сцену выходят наши персонажи: Дима и Джон, на примере показать доказательства получится намного ярче. 

  • У Димы три одноканальных мобильных номера и три менеджера по продажам. Когда на один номер звонят одновременно несколько клиентов, менеджер отвечает только на 1 звонок. Остальные звонки теряются. Если клиент звонит в нерабочее время - слышит длинные гудки. Менеджеры не сохраняют контакты клиентов, часто клиенту приходится рассказывать проблему по несколько раз разным людям. 
  • Джон автоматизировал все, что можно было автоматизировать. Подключил ІР-телефонию и СRМ - систему. Менеджерам раздал IP-телефоны, настроил сценарии звонков. Когда клиент пытается дозвониться в нерабочее время, звонок фиксируется, когда менеджеры заняты - клиента просят подождать. Когда клиент звонит, его направляют на закрепленного за ним менеджера. У Джона многоканальные номера, а значит, одновременно в компанию дозванивается больше людей.

Важно создать эмоциональный отклик, потому что слушатели лучше запомнят то, что вызвало у них эмоцию. Выбираем частые проблемы, с которыми слушатели сталкивались и акцентируем на них внимание. Показываем, как их решить с помощью товара или услуги. 


После доказательства обязательный вывод: вот два подхода к организации работы отдела продаж. Джон подошел к вопросу серьезно, выбрал эффективные инструменты, которые позволили оптимизировать работу менеджеров и автоматизировать 30% работы. Дима не хочет заморачиваться и теряет клиентов.

Этот вывод очевиден, но мало просто подвести слушателей к нему, на нем акцентируем внимание, заставляем задуматься кто они - Дима или Джон. 

Заостряем

Следующий этап - кульминация. Напряжение становится максимально острым, в воздухе искрит, тучи сгущаются. Кульминация наступает в момент последнего сильного доказательства.


Переходим от самого слабого доказательства к самому сильному. При этом сила определяется остротой конфликта, который создаете, а не тем, насколько аргумент логически силен или слаб. Доказательства делаем реальными и актуальными, просто силу конфликта вкладываем разную. 


Меняем местами конфликты в нашем примере: наиболее острый конфликт оставим для потерянных звонков, а наименее острый  - для роста расходов. 

  1. Компания тратит много денег на телефонные звонки, но на аренду офиса и печать баннеров еще больше. Не такая уж это и проблема. Просто жалко, что существуют лишние расходы - неплохо было бы от них избавится. 
  2. Работа менеджеров не автоматизирована. Да, хорошего мало. Это не смертельно, товар продается, менеджеры работают, с задачами вроде справляются. Неплохо бы было оптимизировать работу, это увеличило бы продуктивность, но это задача не первой срочности. 
  3. Компания теряет звонки. А вот это уже очень плохо. Бюджеты на продвижение и рекламу растут каждый месяц, столько усилий тратится на то, чтобы привлечь лидов. А тут покупатели сами звонят в компанию и не могут дозвониться! Звонки не фиксируются, клиентам не перезванивают. Это катастрофа. Теряются звонки, клиенты и прибыль. Надо что-то менять.

Слушатели дрожат от страха и возмущения. Эмоцию вызвали - задачу выполнили. Не обязательно пугать - смешить, радовать или огорчать тоже можно. Главное - создать эмоциональный отклик, заставить их запомнить презентацию и задуматься о проблемах. 

Эмоции - здорово. Но их тоже основываем на фактах: не стоит рассказывать о единорогах, если нет доказательств их существования. Не стоит надеяться, что среди слушателей не найдется экспертов, которые первым же вопросом раскроют обман.

Развязываем

Предпоследний этап - развязка.Слушатели вздыхают с облегчением: проблема решаема. Тематика мероприятия определяет продавать товар или нет: если посетители пришли послушать и получить новые знания - то продажу товара не делаем приоритетом выступления.

А если пришли заведомо зная, что в конце будет пиар - спокойно рассказываем о продукте и акцентируем внимание слушателей на том, как он решит проблему и развяжет конфликт, который создали на предыдущих этапах. 

Если продукт многофункциональный, то рассказываем об инструментах, которые решат каждую проблему, а в конце формируем общий вывод. 

Заканчиваем

Представление заканчивается, но для желающих продолжения оставляем контакты и даем задать вопросы или начинаем дискуссию самостоятельно: задаем аудитории вопрос и стимулируем к диалогу.  Пусть расскажут о проблемах в отделах продаж, о том как контролируют менеджеров и сколько тратят на телефонию. Лучшее развитие сценария - если слушатели начнут примерять рассказанные проблемы на себя: задумаются, все ли хорошо в компании. 


Теперь видим конечную схему презентации: 


Итак, структуру создали. Теперь достаем гитару, открываем Паверпоинт и собираем презентацию, придерживаясь плана. 

Опираемся на две составляющих: эмоциональную (завязка, развитие действия, кульминация, развязка и эпилог) и рациональную (цель, проблема, тезис, доказательство и решение).


Мало создать только эмоцию, подкрепляем ее чем-то рациональным, чтобы слушатели не только чувствовали проблему, но и осознавали ее. Понимали, что даст решение, и как это поможет улучшить бизнес-процессы. 

Но если зациклиться только на рациональном, то слушателям будет неинтересно, и они ничего не вынесут из рассказа. 


Структура должна сначала сложиться в голове, а потом вылиться в презентацию. Сначала говорим о простом, переходим к сложному, и от понятного - к  неизвестному.


Кажется, что структура слишком сложная, а план громоздкий, но на деле все намного проще. В голове теперь пирамида, по которой с вершины двигаемся к фундаменту. Учим слушателя, раскрываем перед ним всю суть и в итоге убеждаем в необходимости изменений. Достигаем цели с помощью тезиса и оставляем эмоциональный отклик.